第一条为规范和加强学术性会议费管理，提高会议效率和质量，节约会议费开支，依据《北京工业大学学术性会议费管理办法》结合我院学术活动实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于院内各部门举办的学术性会议。学术性会议是指以学术研究为目的，需要租用会议场地、安排住宿、餐饮等费用开支的正式会议。

第三条各部门应当本着厉行节约、反对浪费的原则，合理安排会议，规范会议费管理，节约会议资源，提高会议费的使用效益。学院要加强对会议费使用情况的检查，以确保会议费使用的真实、合法、合规。

第四条关于计划编报和审批管理

1.学术性会议计划的编报由项目负责人负责，各项目负责人制订的年度学术会议计划应包括会议名称、对象、内容、时间、地点、人数、所需经费及列支渠道等。

2.使用财政专项经费（含内涵发展定额经费）安排的学术性会议报各经费主管部门汇总后报校办，使用其他经费安排的学术性会议报院办汇总后报校办，由校办统一编入学校年度会议计划，经校长办公会批准后施行。

3.举办会议前须填写《北京工业大学举办学术性会议申请表》，经由项目负责人申请签字，学院盖章事报校办备案。

第五条 关于开支范围和标准

1.会议活动开支范围包括与会议相关的住宿费、伙食费、文件资料印刷费、会议场地租用费、专用设备租赁费、交通费等。交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表调研等发生的费用支出。

2.会议费实行总额控制，各单位应在支出标准总额内据实报销。

会议费支出标准如下：单位：元/人天

3.特别邀请的校外高级专家因参会所发生的住宿、伙食、交通及差旅等费用，据实报销。如有外国专家参加的，按照外事相关规定执行。

4.使用各类政府部门拨付的科研经费举办学术会议的，项目上级主管部门对开支范围和标准有明确规定的，严格按相关规定执行。

第六条 关于会议组织

1.会议会期一般不超过2天，确因学术研究原因可适当据实延长。

2.各部门应优先选择学院报告厅或学校内部会议室、礼堂等具备会议承接能力的场所召开会议。确需在校外召开的会议须到政府采购会议定点场所召开。各单位可通过“北京市政府采购会议定点综合查询系统”，查询政府采购会议定点场所的名称、价格等明细信息，选定会议定点供应商作为会议场所。

2.参会人员在50人以内且无外单位代表的会议，原则上在学校内部会议场所召开，不安排住宿。

3.严禁到中央及市委、市政府明令禁止的风景名胜区召开会议。严禁借会议名义安排公款旅游，严禁借会议名义组织会餐或安排宴请，严禁组织高消费娱乐、健身活动等与会议无关的开支。

第七条 关于报销结算

1.会议费支出一律据实结算，不予预借。会议结束后，及时办理会议费结算手续。在校外举办的会议，由会议定点场所在“北京市政府采购会议定点综合查询系统”填报会议服务明细信息，并通过该系统打印“北京市政府采购会议费结算明细单”。“北京市政府采购会议费结算明细单”须由会议定点场所盖章和会议主办人签字确认。

2.会议费报销时应提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、正式发票、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、北京市政府采购会议费结算明细单等凭证作为报销依据。

3.各部门要严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

4.会议费结余资金按照《北京市市级行政事业单位财政性结余资金管理办法》执行。

第八条 关于公示和年度报告制度

1.学院要定期将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在校内公示。

2.各部门应当于每年2月底前将上年度会议计划和执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）汇总后报院办，后上报学校。

第九条 关于责任追究

1.违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（1）预存会议费的；

（2）以虚报、冒领手段骗取会议费的;

（3）虚报会议人数、天数等进行报销的;

（4）违规报销与会议无关费用的;

（5）其他违反本办法规定的。

2.对于检查中发现的违反本办法的行为，由学校监察部门责令改正，追回资金。对直接负责的主管人员和相关负责人，由校监察处、人事处按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的，

移交司法机关处理。

第十条本办法如遇学校政策变化或与学校政策冲突，以学校政策的相关规定为准。

经管学院

2016年4月30日